Die neue Gelangensbestätigung zum 01.10.2013

23. August 2013

Die neue Gelangensbestätigung zum 01.10.2013

Zum 01.10.2013 gelten neue Regelungen für die Belegnachweisführung bei innergemeinschaftli-chen Lieferungen. § 17a der UStDV sieht nun neben der sog. Gelangensbestätigung weitere Alter-nativnachweise für den Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung vor. Allerdings sind diese Alternativen auch mit Vorsicht zu genießen, da die geläufigen Nachweise wie beispielsweise der CMR-Frachtbrief in seiner jetzigen Form dann nicht mehr als gültiger Nachweis anzusehen sind. Der nachfolgende Ticker zeigt Ihnen einen Überblick über die zum 01.10.2013 möglichen Belegnachweise und stellt Ihnen am Ende eine Checkliste für die Aufarbeitung der Thematik bei Ihren Mandanten zur Verfügung.
Der Belegnachweis besteht nach dem Wortlaut des § 17a Abs. 2 UStDV aus dem Doppel der Rechnung sowie der Gelangensbestätigung oder einem Alternativnachweis. Die Alternativnachweise sind jedoch nicht bei jeder Art einer Lieferung möglich. Hierbei ist vielmehr entscheidend, ob ein Beförderungs- oder Versendungsfall vorliegt und ob der Transport durch den Lieferer oder den Abnehmer erfolgt oder veran-lasst wird.

1. Doppel der Rechnung

Die Rechnung muss zwingend die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten sowie die des Kunden enthalten. Der Unternehmer muss ein Doppel dieser Rechnung aufbewahren. Daneben ist diese Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung bis zum 15. Tag des Folgemonats, in dem die Lieferung ausgeführt worden ist, auszustellen. Diese Neuregelung stammt aus dem Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz, über das wir Sie in unseren Praxistickern Nr. 364 und Nr. 366 informiert haben.
Der BFH hat zudem mit seiner Entscheidung vom 14.11.2012 (Az. XI R 8/11) für Aufsehen gesorgt. Der BFH führte aus, dass mit einem in mehrfacher Hinsicht unvollständigen Belegnachweis das Vorliegen einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung nicht nachgewiesen werden kann. Daneben lässt sich aus dem im Urteilsfall auf der Rechnung befindlichen Vermerk "VAT@ zero for export" nicht ohne Weiteres mit hinreichender Deutlichkeit entnehmen, dass es sich um eine innergemeinschaftliche Liefe-rung handelt.

Praxishinweis

Die Unternehmer müssen sicherstellen, dass die Rechnungen über eine innergemeinschaftliche Liefe-rung auch zwingend einen Hinweis wie beispielsweise „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ oder „zero-rated intra-Community supply of goods“ enthalten. Das Gesetz gibt hierbei zwar keine eindeu-tige Formulierung vor, jedoch hat der BFH im o.g. Fall bei einem nicht hinreichend präzisierten Vermerk die Steuerbefreiung versagt. Viele Rechnungen enthalten in der Praxis überhaupt keinen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Sie als steuerlicher Berater sind daher gefordert, dass die Mandanten ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen und nicht Gefahr laufen, die Steuerbefreiung zu verlieren.

2. Gelangensbestätigung

Die neue Gelangensbestätigung muss nicht aus einem Dokument bestehen. Vielmehr können sich die geforderten Angaben aus mehreren Dokumenten ergeben. Diese sind:

• Name und Anschrift des Abnehmers
• Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung
• Ort und Monat der Ankunft des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet
• Ausstellungsdatum der Bestätigung
• Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten

Wird die Gelangensbestätigung elektronisch übermittelt, so ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern
erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten
begonnen hat.
Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung ausgestellt werden. In der Sammelbestätigung
können Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden.

Praxishinweis

Es ist nicht ausreichend, wenn lediglich das Bestimmungsland als Ort angegeben wird. Vielmehr ist zwingend
die konkrete Stadt oder Gemeinde zu nennen.

Praxishinweis

Erfolgt die Übermittlung elektronisch und ist daher keine Unterschrift erforderlich, so muss sichergestellt
werden, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des mit der Abnahme Beauftragten
begonnen hat. Hierbei sollte es ausreichend sein, wenn sich der Abnehmer aus dem sog. Header-
Abschnitt der Email ergibt. In diesen Fällen ist jedoch auch die Email zwingend elektronisch zu archivieren.
Ein Prüfer der Finanzverwaltung hat damit auch das Recht, diese Emails im Postfach bei einer
Betriebsprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung anzusehen. Es empfiehlt sich daher, für die Korrespondenz
in Sachen Gelangensbestätigung einen eigenen Email-Account (z. B. Gelangensbestätigung@
xy.de) einzurichten, da dem Prüfer sonst das gesamte Emailpostfach des Unternehmers zur Verfügung
gestellt werden muss.

3. Alternativnachweise

Die nunmehr in § 17a Abs. 3 UStDV vorgesehenen Alternativnachweise können anstatt der Gelangensbestätigung
geführt werden. Die Vereinfachungen der elektronischen Übermittlung oder der Sammelbestätigung
gelten auch hier. Die Alternativnachweise sind jedoch nicht allen Fällen anwendbar. Entscheidendes
Kriterium dabei ist, ob eine Beförderung oder Versendung vorliegt und wer von den Parteien
(Lieferant oder Kunde) diese durchführt oder veranlasst. Als Alternativnachweise kommen folgende Belege
in Betracht:

3.1. Versendungsbeleg (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1a UStDV)

Insbesondere ein handelsrechtlicher Frachtbrief
Anwendbarkeit: Versendung durch den Lieferer oder den Abnehmer

Praxishinweis

Da der Versendungsbeleg neben der Unterschrift des Auftraggebers des Frachtführers auch die Unterschrift
des Empfängers nach Erhalt der Ware enthalten muss, kann der CMR-Frachtbrief beispielsweise
nicht mehr bereits ab Beginn des Transports in Deutschland ausgestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt
kann die Unterschrift des Empfängers der Ware in Feld 24 noch nicht vorliegen, da die Ware physisch
noch nicht im Bestimmungsmitgliedstaat angekommen ist. Der CMR-Frachtbrief in seiner bisherigen Art
und Weise kann folglich nicht mehr als Belegnachweis verwendet werden. Die Unterschrift des Abnehmers
ist zwingend erforderlich.

3.2 Spediteurbescheinigung (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1b UStDV)

„weiße Spediteurbescheinigung“
Anwendbarkeit: Versendung durch den Lieferer oder den Abnehmer

Praxishinweis

Auf der Spediteurbescheinigung ist unter anderem der Monat anzugeben, in dem die Ware im Bestim-mungsmitgliedstaat physisch angekommen ist. Eine Ausstellung bei Beginn des Transports in Deutsch-land ist nicht möglich.

3.3 Spediteurversicherung (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 2 UStDV)

Anwendbarkeit: Versendung durch den Abnehmer
Die Spediteurversicherung ist der einzig mögliche Nachweis, der bereits bei Beginn des Transports der Ware in Deutschland ausgestellt werden kann. Der Spediteur hat zu versichern, dass er die Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet transportieren wird. Als zusätzlicher Nachweis muss in diesen Fällen jedoch die Entrichtung des Kaufpreises von einem Bankkonto des Kunden nachgewiesen werden.

Praxishinweis

Da die Spediteurversicherung bereits bei Beginn des Transports in Deutschland ausgestellt werden kann, misst die Finanzverwaltung diesem Nachweis eine geringere Beweiskraft zu. Sollten begründete Zweifel daran bestehen, dass die Ware physisch in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist, so kann die Fi-nanzverwaltung einen anderen Nachweis fordern. Dieser wird in der Vielzahl der Fälle dann aber nicht vorliegen. Schließlich werden die Unternehmer nicht mehrere Nachweise parallel führen.

3.4 Track-and-Tracing-Protokoll (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1c UStDV)

Anwendbarkeit: Transport durch Kurierdienstleister im Auftrag des Lieferers oder Abnehmers
Neben dem sog. Track-and-Tracing-Protokoll hat der Lieferer ebenso die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung aufzubewahren. Aktuell steht hierbei im Raum, dass diese Auftragserteilung auch die handelsübliche Bezeichnung der Ware sowie die Menge enthalten muss. Dies kann nicht durch einen Verweis auf die Rechnung geheilt werden. Es bleibt hier abzuwarten, ob dieser Punkt auch so im finalen BMF-Schreiben enthalten sein wird, da dieser nur schwer oder gar nicht in der Praxis umgesetzt werden kann.

Praxishinweis

Mit Hilfe des Track-and-Tracing-Protokolls muss der Transport lückenlos bis in den Bestimmungsmit-gliedstaat nachvollzogen werden können. Dabei ist zu beachten, dass das Protokoll über den gesamten Aufbewahrungszeitraum zu archivieren ist. Viele Kurierdienstleister bewahren die Protokolle nur maximal 6 Monate auf und vernichten diese anschließend. Eine elektronische Archivierung oder die Archivierung als Ausdruck sind daher zwingend durch den Lieferer sicherzustellen.

3.5 Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1d UStDV)

Anwendbarkeit: Transport durch Postdienstleister im Auftrag des Lieferers oder Abnehmers
Neben der Empfangsbescheinigung ist zusätzlich der Nachweis über die Bezahlung der Postsendung zu führen. Dies ist sowohl bei Barzahlung als auch per Bankkonto möglich. Bei dieser Nachweisform sollte nach aktuellem Kenntnisstand ein Verweis in der Empfangsbescheinigung auf die Rechnung ausreichend sein.

Praxishinweis

Die Empfangsbescheinigung kann nur als Nachweis geführt werden, wenn der Postdienstleister kein Track-and-Tracing-Protokoll anbietet. Sollte ein solches Protokoll möglich sein, so ist der Nachweis zwin-gend nach den in Tz. 3.4 vorgeschriebenen Dokumenten zu führen.

3.6 Kfz-Zulassung (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 5 UStDV)

Anwendbarkeit: Beförderung durch Abnehmer (Abholfall)
Der Lieferer kann anhand der Zulassung des Kfz im Bestimmungsmitgliedstaat auf den Abnehmer den Nachweis führen.

Praxishinweis

Die Zulassung auf eine andere Person im Bestimmungsmitgliedstaat als den Abnehmer ist als Nachweis nicht ausreichend. Insoweit wird dieser Nachweisform in der Praxis wohl wenig Bedeutung zukommen. Schließlich werden Kfz-Händler die gekauften Autos im Bestimmungsmitgliedstaat weiterveräußern und nicht zunächst auf sich selbst zulassen.

4. Checkliste

Die Unternehmer und Sie als Berater sind nun gefragt, dass die Nachweise für Lieferungen ab dem 01.10.2013 entsprechend erbracht werden können. Zunächst ist daher im Unternehmen festzustellen, welches Geschäft überhaupt vorliegt und wie künftig geliefert werden soll. Erst dann sollte man sich über die möglichen Nachweise Gedanken machen. Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen dabei eine Gedan-kenstütze bei der Vorgehensweise liefern.

Bestandsaufnahme

Werden innergemeinschaftliche Lieferungen ausgeführt?
Welche Länder sind betroffen?
Wie erfolgt der Transport (Beförderung / Versendung; Lieferer / Abnehmer)?

Wahl des Nachweises

Welche Belege eignen sich künftig für die Nachweisführung?

Umsetzung in der Praxis

Welche Prozesse sind anzupassen?
Welche Verantwortlichkeiten bestehen im Unternehmen?
Anpassung von AGBs?
Kontaktaufnahme mit Spediteuren und Abnehmern
Verbot von Abholfällen?
Wie erfolgt die Archivierung der Nachweise?
Wie wird mit fehlenden Nachweisen umgegangen?

Prozessbeschreibung

Schriftliche Fixierung der einzelnen Prozesse für Finanzamt und Steuerfahndung

Kontrolle nach 3 Monaten

Stichprobenweise Kontrolle zu Beginn 2014
Werden die Prozesse entsprechend gelebt?
Sind die Prozesse mit der täglichen Praxis vereinbar?
Liegen ordnungsgemäße Nachweise vor?

Stand: 14.08.2013